EM PROJETO VALE O QUE ESTÁ ESCRITO.

Frases do tipo “as palavras voam” ou “vale o que está escrito” nós já sabemos que são ditados corretos, entretanto, incorremos em erros quando não registramos, não escrevemos e não armazenamos informações que representam acordos entre partes para alcançar objetivos em projetos.

São comuns os conflitos devido a problemas de comunicação por um acordo que não foi devidamente detalhado. A cultura da pressa, do não planejamento e do desperdício de recursos, não admite o zelo no registro, armazenagem e recuperação das informações em projetos. Falar de lições aprendidas em projetos está longe de ser um hábito entre nós. Os que estudam a matéria compreendem a necessidade de possuir a historicidade de projetos concluídos, de modo a auxiliar no planejamento dos novos, evitando que os mesmos erros se repitam.

Vamos aos erros mais comuns devido à falta de registro em projetos:

1 – “Não foi assim que combinamos” afirma o ator em um projeto. Se não existe o detalhamento no projeto não existe acordo no detalhe (trocadilho). Outro antigo professor afirmava que “o diabo habita nos detalhes”. Detalhes mal acordados podem representar grandes problemas de comunicação e para se ter uma idéia, na engenharia, “pequenos detalhes” podem representar valores financeiros significativos a serem aditados ao projeto;

2 - “Mas não foi assim que eu entendi” é uma célebre frase que pode indicar que não houve a validação do acordo por meio de um documento escrito ou, como em muitos casos, nem mesmo o cliente sabe com detalhes o que deseja, sendo necessário o questionamento acurado para entender com detalhes o que se pretende fazer. A palavra escrita deve ser compreendida e validada pelas partes interessadas. Passado algum tempo o acordo é esquecido e vale o que somente está escrito;

3 – “Mas não foi isso que eu pedi” de novo representa uma expressão de algo que não foi devidamente especificado em uma lista de aquisições ou foi o baixo detalhamento do escopo. Os mais experimentados sabem que muitas vezes o cliente não sabe o que quer, contudo, sabe muito bem o que não quer. É, portanto, dever do gerente do projeto perceber o que o cliente realmente deseja;

4 – “Eu sei que não combinamos isso, mas será que...” comumente podemos encontrar solicitações de mudanças no escopo, que também devem ser registradas e avaliadas em termos de impacto no cronograma e custo do projeto.  Mudanças sem o devido registro e suas respectivas aprovações também representarão problemas de comunicação.

Alguns conselhos são importantes para a mudança quanto à falta de registro das informações. Sugerimos a formação de pequenos hábitos iniciais para que o registro das informações comece a acontecer. Neste caso, não estamos nos referindo ao formalismo exigido no gerenciamento de projeto, senão vejamos:

1.   Crie o bom costume de anotar tudo o que for possível em um projeto. Lembre-se que o membro do projeto que registra anotações ainda que poucas sejam é o que preserva a memória do projeto;

2.   Tenha sempre um caderno de anotações para o registro nas reuniões. Não vá para as reuniões sem ele e anote tudo;

3.   Faça sempre uma pequena ata sobre as anotações, colocando a data, horário, local e participantes. Crie o hábito de colocar pelo menos a data!

4.   Não despreze os rastunhos e folhas soltas. Podem conter informações importantes para lembrar algo que foi esquecido;

5.   Quando alguém pedir para anotar o telefone, não deixe para depois e faça na hora – você vai sempre esquecer e quando precisar não terá o telefone quando precisar;

6.   Crie o hábito de fazer o backup de sua máquina para não perder arquivos importantes. Para os que registram, o histórico contido na máquina é sempre mais importante que a própria máquina;

7.   Defina um membro da equipe responsável pelas anotações e registros técnicos. Nem sempre o próprio gerente do projeto terá tempo de cuidar desses detalhes;

Portanto, o ato de Registrar, armazenar e recuperar informações não é parte da nossa cultura e estamos muito longe dessa mudança. Ainda haveremos de passar por muitos problemas de comunicação e a mensagem não é pessimista e sim realista, uma vez que basta o leitor assumir uma postura muito criteriosa e disciplinada no registro das informações que imediatamente é percebido como alguém que atrapalha a velocidade com que os projetos acontecem.

Fernando Moreira, Engenheiro Agrônomo, MSC. Ciência de Alimentos, Esp. Engenharia de Produção, Inteligência Competitiva e aluno MBA em Gestão de projetos.