A IMPORTÂNCIA DO TEMPO EM GESTÃO DE PROJETOS

Relógio antigo que pertenceu a meu pai

"O tempo urge", "estourou o cronograma" ou ainda "estou com o tempo todo tomado", diz a nossa pressa de cada dia. Tempo constitui um dos recursos básicos em projetos e ele faz parte de cada atividade, além do custo, recursos humanos envolvidos e o próprio custo. Alguém vai perguntar: "quanto tempo dura essa atividade?". Então,  existe uma íntima relação entre as definições das atividades em um projeto e o tempo necessário para realizá-las.

Em se conhecendo os objetivos do projeto, a definição das atividades é o primeiro passo para identificação das tarefas envolvidas, recursos envolvidos, custos incorridas, os marcos previstos, as entregas envolvidas e, finalmente,   o tempo empregado.

Com a identificação de cada atividade, é possível identificar os possíveis atrasos ou antecipações. Tudo isso envolve o tempo e, como tal, no que envolver prejuízo, seria possível identificar as etapas onde existe maior risco de atrasos, prever multas e planos alternativos, tudo isso em função do tempo. Esta análise auxilia a formatação dos contratos de serviços e contingência na análise de riscos.

O gerenciamento do tempo é uma importante disciplina na matéria, respondendo pelos atrasos e antecipações no calendário de execução de certo projeto. Etapas mal dimensionadas que podem envolver, atividades não previstas, falha de fornecedores, recursos humanos não previstos e outros tantos é que fazem com que o tempo não seja cumprido.

Riscos não previstos ocasionarão perdas no cumprimento dos prazos, daí a importância de previsão em possíveis atrasos nos marcos de entrega. Essa previsão poderá até servir de ressalva nos contratos de serviços em projetos, preservando a expectativa da relação ente o cliente e o gerente do projeto. Nos riscos previstos em questões quanto a possíveis atrasos, por exemplo, situações que não dependem da gerência do projeto e que foram exigência do cliente, devem ser respaldadas em contrato, como por exemplo, a exigência por parte do ciente, quanto a participação de certo fornecedor, em se tratando de contratos privados.

Embora o tempo seja um recurso abstrato, não se referindo a coisas materiais, ele é um importante indicador de eficiência e eficácia e, certamente, importante referencial de resultado financeiro para o projeto. Não podemos desprezá-lo em hipótese alguma!

Fernando Moreira
Engenheiro Agrônomo
041105721-9

O QUE É O ESCOPO DO PROJETO?

Segundo o Guia PMBOK, do PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUT, escopo “é o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto”. A importância de se ter uma declaração de escopo bem detalhada é que ela garante que a vontade do cliente, assim como o objetivo do projeto, sejam alcançados.

A dificuldade encontrada na ausência da cultura do planejamento, se proposital ou não, são os inúmeros desencontros e problemas de comunicação que levam ao desgaste da equipe e talvez até o fracasso do projeto. Como se diz no adágio popular: "se não se sabe para onde ir, qualquer direção serve"0.

Os princípios definidos pelo PMI sobre o a declaração de escopo envolvem um detalhamento bem amarrado para evitar desvios de percurso, durante o gerenciamento do mesmo. Para se ter uma idéia, o escopo do projeto deveria descrever, em detalhes, as entregas do projeto e o trabalho necessário para se obter tais entregas. A declaração do escopo também fornece um entendimento comum do projeto a todas as partes envolvidas e descreve os principais objetivos do projeto.

É muito comum nos projetos com pouco planejamento, solicitações contínuas de mudanças de escopo. As constantes modificações são a prova viva da falta de planejamento, ou seja, não houve um fechamento do detalhamento do escopo.

Para se ter uma idéia, o escopo bem detalhado deverá conter os seguintes documentos: Objetivos do projeto; descrição do escopo do produto.
requisitos do projeto; limites do projeto; entregas do projeto; critérios de aceitação de produtos; restrições do projeto; premissas do projeto e a organização inicial do projeto.

Outros pontos importantes no controle do escopo são: Marcos do cronograma, onde seria possível definir marcos importantes de entrega e suas datas. Limitação de fundos, que são restrições em rubricas ou mesmo prazos. Especificações do projeto, em que seria possível definir padrões/especificações que o projeto deve estar de acordo e requisitos de aprovação, que são imposições e critérios de aceitação que podem ser aplicados às entregas do projeto.

O detalhamento do projeto é o primeiro passo para o sucesso dos objetivos pretendidos para atendimento dos anseios do cliente. Escopo, de uma forma mais simples de dizer, é simplesmente o atendimento integral do desejo do cliente que, por sua vez, deverá ser criteriosamente detalhado e documentado pelo executor do projeto, para o sucesso final do empreendimento.

Fernando Moreira
Engenheiro Agrônomo

O QUE É UM RISCO POSITIVO?

De acordo com o PMI - Project Manager Institute risco é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, provocará em efeito positivo ou negativo nos objetivos do projeto. Normalmente costumamos relacionar o risco como sendo um evento necessariamente negativo, entretanto, eventos previsíveis podem ser positivos também, o que configura uma natureza dupla do risco.

Os riscos positivos são como oportunidades para os projetos, que podem ser planejadas para maximizar as chances do evento acontecer, ou seja, um risco positivo é um evento que, devido a um histórico de ocorrências, pode representar uma oportunidade benéfica para o projeto. Um evento totalmente desconhecido, ocorrido por sorte ou por pura sorte, não deve ser considerado um risco positivo. Esta discussão cria o conceito de gerenciamento de oportunidades que é tão importante quanto o controle de ameaças. 

Outro fato é que para cada probabilidade de eventos futuros, podem ter percepções diferentes em função da especialidade do profissional. Então, sobre os riscos positivos em um projeto podemos dar alguns exemplos interessantes:

1. TAXA DE CÂMBIO - Quando existe uma aquisição de importação no projeto, a oscilação do valor da moeda do pais de origem pode representar um risco positivo. Por exemplo: se o real fica forte, podemos economizar em um determinado item de projeto a ser importando e, com isso, existe o risco positivo de termos economia em um certo item do projeto;

2. DOAÇÕES PREVISTAS - Não obstante certo item ter sido orçado em um projeto para efeito de garantia de execução, existe a probabilidade do item ou serviço ser obtido para o projeto, por meio de doação. Se ocorrer a economia no projeto, poderemos solicitar junto ao financiador a autorização para o recursos economizado ser utilizado em outra etapa do projeto;

3. DESCOBERTA DE NOVAS OPORTUNIDADES - Imagine um projeto de mineração, onde todo esforço foi concentrado na descoberta de certa jazida mineral. Estudos indicam a forte possibilidade de ser encontrado outro tipo de minério, porém existe apenas a probabilidade. Se o evento de fato ocorrer, o projeto é coroado de êxito em dobro e o risco positivo ocorreu, tendo em vista que com o mesmo recurso projetado, foi possível descobrir não apenas uma, mas duas jazidas.

Portanto, risco positivo é todo evento baseado em fatos históricos que possui probabilidade de ocorrer e que representa um acontecimento desejado pelos participantes do projeto, uma vez que o fato culminará em resultados benéficos.
Fernando dos Santos Moreira Júnior
Aluno MBA/FGV Gerenciamento de Projetos