A IMPORTÂNCIA DO TEMPO EM GESTÃO DE PROJETOS

Relógio antigo que pertenceu a meu pai

"O tempo urge", "estourou o cronograma" ou ainda "estou com o tempo todo tomado", diz a nossa pressa de cada dia. Tempo constitui um dos recursos básicos em projetos e ele faz parte de cada atividade, além do custo, recursos humanos envolvidos e o próprio custo. Alguém vai perguntar: "quanto tempo dura essa atividade?". Então,  existe uma íntima relação entre as definições das atividades em um projeto e o tempo necessário para realizá-las.

Em se conhecendo os objetivos do projeto, a definição das atividades é o primeiro passo para identificação das tarefas envolvidas, recursos envolvidos, custos incorridas, os marcos previstos, as entregas envolvidas e, finalmente,   o tempo empregado.

Com a identificação de cada atividade, é possível identificar os possíveis atrasos ou antecipações. Tudo isso envolve o tempo e, como tal, no que envolver prejuízo, seria possível identificar as etapas onde existe maior risco de atrasos, prever multas e planos alternativos, tudo isso em função do tempo. Esta análise auxilia a formatação dos contratos de serviços e contingência na análise de riscos.

O gerenciamento do tempo é uma importante disciplina na matéria, respondendo pelos atrasos e antecipações no calendário de execução de certo projeto. Etapas mal dimensionadas que podem envolver, atividades não previstas, falha de fornecedores, recursos humanos não previstos e outros tantos é que fazem com que o tempo não seja cumprido.

Riscos não previstos ocasionarão perdas no cumprimento dos prazos, daí a importância de previsão em possíveis atrasos nos marcos de entrega. Essa previsão poderá até servir de ressalva nos contratos de serviços em projetos, preservando a expectativa da relação ente o cliente e o gerente do projeto. Nos riscos previstos em questões quanto a possíveis atrasos, por exemplo, situações que não dependem da gerência do projeto e que foram exigência do cliente, devem ser respaldadas em contrato, como por exemplo, a exigência por parte do ciente, quanto a participação de certo fornecedor, em se tratando de contratos privados.

Embora o tempo seja um recurso abstrato, não se referindo a coisas materiais, ele é um importante indicador de eficiência e eficácia e, certamente, importante referencial de resultado financeiro para o projeto. Não podemos desprezá-lo em hipótese alguma!

Fernando Moreira
Engenheiro Agrônomo
041105721-9

O QUE É O ESCOPO DO PROJETO?

Segundo o Guia PMBOK, do PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUT, escopo “é o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto”. A importância de se ter uma declaração de escopo bem detalhada é que ela garante que a vontade do cliente, assim como o objetivo do projeto, sejam alcançados.

A dificuldade encontrada na ausência da cultura do planejamento, se proposital ou não, são os inúmeros desencontros e problemas de comunicação que levam ao desgaste da equipe e talvez até o fracasso do projeto. Como se diz no adágio popular: "se não se sabe para onde ir, qualquer direção serve"0.

Os princípios definidos pelo PMI sobre o a declaração de escopo envolvem um detalhamento bem amarrado para evitar desvios de percurso, durante o gerenciamento do mesmo. Para se ter uma idéia, o escopo do projeto deveria descrever, em detalhes, as entregas do projeto e o trabalho necessário para se obter tais entregas. A declaração do escopo também fornece um entendimento comum do projeto a todas as partes envolvidas e descreve os principais objetivos do projeto.

É muito comum nos projetos com pouco planejamento, solicitações contínuas de mudanças de escopo. As constantes modificações são a prova viva da falta de planejamento, ou seja, não houve um fechamento do detalhamento do escopo.

Para se ter uma idéia, o escopo bem detalhado deverá conter os seguintes documentos: Objetivos do projeto; descrição do escopo do produto.
requisitos do projeto; limites do projeto; entregas do projeto; critérios de aceitação de produtos; restrições do projeto; premissas do projeto e a organização inicial do projeto.

Outros pontos importantes no controle do escopo são: Marcos do cronograma, onde seria possível definir marcos importantes de entrega e suas datas. Limitação de fundos, que são restrições em rubricas ou mesmo prazos. Especificações do projeto, em que seria possível definir padrões/especificações que o projeto deve estar de acordo e requisitos de aprovação, que são imposições e critérios de aceitação que podem ser aplicados às entregas do projeto.

O detalhamento do projeto é o primeiro passo para o sucesso dos objetivos pretendidos para atendimento dos anseios do cliente. Escopo, de uma forma mais simples de dizer, é simplesmente o atendimento integral do desejo do cliente que, por sua vez, deverá ser criteriosamente detalhado e documentado pelo executor do projeto, para o sucesso final do empreendimento.

Fernando Moreira
Engenheiro Agrônomo

O QUE É UM RISCO POSITIVO?

De acordo com o PMI - Project Manager Institute risco é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, provocará em efeito positivo ou negativo nos objetivos do projeto. Normalmente costumamos relacionar o risco como sendo um evento necessariamente negativo, entretanto, eventos previsíveis podem ser positivos também, o que configura uma natureza dupla do risco.

Os riscos positivos são como oportunidades para os projetos, que podem ser planejadas para maximizar as chances do evento acontecer, ou seja, um risco positivo é um evento que, devido a um histórico de ocorrências, pode representar uma oportunidade benéfica para o projeto. Um evento totalmente desconhecido, ocorrido por sorte ou por pura sorte, não deve ser considerado um risco positivo. Esta discussão cria o conceito de gerenciamento de oportunidades que é tão importante quanto o controle de ameaças. 

Outro fato é que para cada probabilidade de eventos futuros, podem ter percepções diferentes em função da especialidade do profissional. Então, sobre os riscos positivos em um projeto podemos dar alguns exemplos interessantes:

1. TAXA DE CÂMBIO - Quando existe uma aquisição de importação no projeto, a oscilação do valor da moeda do pais de origem pode representar um risco positivo. Por exemplo: se o real fica forte, podemos economizar em um determinado item de projeto a ser importando e, com isso, existe o risco positivo de termos economia em um certo item do projeto;

2. DOAÇÕES PREVISTAS - Não obstante certo item ter sido orçado em um projeto para efeito de garantia de execução, existe a probabilidade do item ou serviço ser obtido para o projeto, por meio de doação. Se ocorrer a economia no projeto, poderemos solicitar junto ao financiador a autorização para o recursos economizado ser utilizado em outra etapa do projeto;

3. DESCOBERTA DE NOVAS OPORTUNIDADES - Imagine um projeto de mineração, onde todo esforço foi concentrado na descoberta de certa jazida mineral. Estudos indicam a forte possibilidade de ser encontrado outro tipo de minério, porém existe apenas a probabilidade. Se o evento de fato ocorrer, o projeto é coroado de êxito em dobro e o risco positivo ocorreu, tendo em vista que com o mesmo recurso projetado, foi possível descobrir não apenas uma, mas duas jazidas.

Portanto, risco positivo é todo evento baseado em fatos históricos que possui probabilidade de ocorrer e que representa um acontecimento desejado pelos participantes do projeto, uma vez que o fato culminará em resultados benéficos.
Fernando dos Santos Moreira Júnior
Aluno MBA/FGV Gerenciamento de Projetos

A CULTURA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS NO BRASIL

No Estudo de o estudo de Benchmarking em Gerenciamento De Projetos Brasil 2010, promovido pelo Project Management Institute – Chapters Brasileiros. Criado em 2003 no Rio de Janeiro, tem como objetivo até hoje, oferecer um cenário no Brasil, quanto ao grau de maturidade das instituições sobre o uso das práticas de gerenciamento de projeto. Hoje, o Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos no Brasil, é o maior estudo disponível sobre o mercado brasileiro de gerenciamento de projetos, para profissionais, organizações, universidades e estudantes de todo o país.

No estudo de 2010, foram entrevistadas 460 organizações nos seguintes setores: Consultoria, Engenharia, Governo (Adm. Direta e Indireta), indústria, Serviços e Tecnologia da Informação.

Os Estados que mais participaram do estudo foram: São Paulo com 37%, Rio de Janeiro com 17%, Santa Catarina com 10% e Minas Gerais com 9%. Por Região, o sudeste teve uma participação de 65%.

Apresentamos pontos que achamos importante demonstrar como anda a cultura de Gerenciamento de Projetos no Brasil:

1. Em 25% apenas das organizações já existe uma cultura de gerenciamento de projetos instalada, porém em 30% ainda permanece numa fase embrionária;
2. Em 19% das organizações ainda existe um nível de resistência quanto a cultura de gerenciamento de projetos e em 20% não recebem apoio da alta administração;
3. Em somente 5% das organizações apresentam uma matriz forte, onde os gerentes de projetos possuem mais influência que os gerentes funcionais. O percentual sobe para 42% quando os gerentes de projetos possuem influência igual aos gerentes funcionais;
4. Em 44% das organizações não existe a figura oficial do Gerente de Projetos e em 19% existe um plano de carreira específico;
5. Sobre a questão: “A Alta Administração tem uma "visão do todo" no que se refere a projetos?” 41% afirmaram que não;
6. Sobre a freqüência com que os projetos estão clara e formalmente alinhados ao planejamento estratégico, apenas 33% afirmaram que fazem tal alinhamento;
7. Sobre a Existência de um Escritório de Projetos, 61% afirmaram não possuir;
8. Sobre a existência de uma área Responsável pelos Processos de Gestão de Portfólio (os projetos da empresa), somente 22% afirmaram dar ao Escritório de Projetos tal incumbência;
9. Sobre a existência de experiência frustrada na implantação de um Escritório de Projetos, 17% afirmaram que foi frustrante;
10. Organizações que não pretendem implantar Escritório de Projeto. 42% afirmaram não ter interesse;

Fernando Moreira, Assessor do Núcleo de Inteligência Competitiva da Fundação MURAKI.

O QUE É O GERENCIAMENTO DE RISCOS NO PROJETO?

A palavra risco é original do italiano antigo risicare que quer dizer ousar. Quando ousamos fazer algo, como um projeto, por exemplo, um conjunto de incertezas podem surgir. A incerteza é derivada do latim com sendo risicu ou riscu. De qualquer forma risco pode ser interpretado como um conjunto de incertezas encontradas quando ousamos fazer algo. Gerenciamento de riscos para, o  Project Management Institute (PMI), é o processo de identificação, análise, desenvolvimento de respostas e monitoramento dos riscos em projetos, com o objetivo de diminuir a probabilidade e o impacto de eventos negativos. 

Entendemos de forma natural que risco é tudo aquilo que pode dar errado. Quando também afirmamos que existe um risco disso ou aquilo acontecer e que pode dar prejuízo. Intuitivamente, risco é algo que achamos que pode acontecer! Corremos riscos todos os dias: risco de morrer, de ter um acidente, de perder o emprego, de ser roubado e por ai vai. No gerenciamento de projetos, podemos dizer que existe riscos do tipo: atraso no repasse de recursos, um fornecedor não entregar no prazo certo, um acidente, morte de um membro importante da equipe do projeto e risco do projeto não ser concluído por falta de recursos financeiros.

De modo simples, podemos afirmar que risco é algo ruim que pode acontecer pelo fato de termos uma noção de perigo, devido a experiências passadas. É interessante notar que se desconhecemos o risco, nem sabemos que estamos correndo certo perigo, não é verdade? Por exemplo, se alguém que atravessa um rio sem saber que ali existem frequentes ataques de piranhas, ele irá fazê-lo sem tomar nenhum cuidado. Se souber do risco, tomará mais cuidado ou simplesmente não irá atravessar.

Para que o leitor entenda de forma simples, podemos concluir que risco é algo que pode acontecer, quando temos a consciência de eventos passados, portanto, dependendo de informações coletadas. Se alguém lhe informa dizendo: "meu amigo não atravesse o rio, pois de cada 10 pessoas que tentaram, 5 foram atacadas por piranhas e das 5, pelo menos 2 ou 3 foram mortas". O ouvinte conclui que na ousadia de atravessar o rio, que pode ser até um projeto, existe a probabilidade de 50% de ser atacado por piranhas e de 20 e 30% de morrer tentando atravessar o rio. Neste exemplo, aprendemos que risco é algo que possui os seguintes componentes: O conhecimento de eventos passados, a probabilidade com que os mesmos ocorrem e seus respectivos impactos.

O gerenciamento de riscos em projetos, consiste em identificar as possíveis incertezas e tentar controlá-las. Se tudo fosse uma questão simples de sorte ou azar, não teria sentido o gerenciamento de riscos. Então, no gerenciamento de riscos, observamos que precisamos conhecer as incertezas. Precisamos descobrir o que não sabemos, como dizia Einstein: "Eu não me preocupo com as coisas que eu sei que não sei. Eu só me preocupo com as coisas que não sei que não sei. Porque as coisas que sei que não sei, vão me levar a buscar as informações necessárias. Porém as coisas que não sei que não sei, não tenho nenhum motivo de ir atras de informações.

Um exemplo clássico sobre risco, é o que aconteceu com as duas torres gêmeas em 11 de sembro de 2011. Segundo o que consta, somente uma delas estava no seguro; alternadamente, mas somente uma por vez. Isso significa que o risco de ocorrer algo com as duas ao mesmo tempo, era um evento totalmente desconhecido e que, portanto, não previsível. Ora, se hoje as duas torres fossem construídas, novos símbolos da economia americana, certamente as duas torres estariam no seguro, concomitantemente.

Fernando dos Santos Moreira Júnior

EM PROJETO VALE O QUE ESTÁ ESCRITO.

Frases do tipo “as palavras voam” ou “vale o que está escrito” nós já sabemos que são ditados corretos, entretanto, incorremos em erros quando não registramos, não escrevemos e não armazenamos informações que representam acordos entre partes para alcançar objetivos em projetos.

São comuns os conflitos devido a problemas de comunicação por um acordo que não foi devidamente detalhado. A cultura da pressa, do não planejamento e do desperdício de recursos, não admite o zelo no registro, armazenagem e recuperação das informações em projetos. Falar de lições aprendidas em projetos está longe de ser um hábito entre nós. Os que estudam a matéria compreendem a necessidade de possuir a historicidade de projetos concluídos, de modo a auxiliar no planejamento dos novos, evitando que os mesmos erros se repitam.

Vamos aos erros mais comuns devido à falta de registro em projetos:

1 – “Não foi assim que combinamos” afirma o ator em um projeto. Se não existe o detalhamento no projeto não existe acordo no detalhe (trocadilho). Outro antigo professor afirmava que “o diabo habita nos detalhes”. Detalhes mal acordados podem representar grandes problemas de comunicação e para se ter uma idéia, na engenharia, “pequenos detalhes” podem representar valores financeiros significativos a serem aditados ao projeto;

2 - “Mas não foi assim que eu entendi” é uma célebre frase que pode indicar que não houve a validação do acordo por meio de um documento escrito ou, como em muitos casos, nem mesmo o cliente sabe com detalhes o que deseja, sendo necessário o questionamento acurado para entender com detalhes o que se pretende fazer. A palavra escrita deve ser compreendida e validada pelas partes interessadas. Passado algum tempo o acordo é esquecido e vale o que somente está escrito;

3 – “Mas não foi isso que eu pedi” de novo representa uma expressão de algo que não foi devidamente especificado em uma lista de aquisições ou foi o baixo detalhamento do escopo. Os mais experimentados sabem que muitas vezes o cliente não sabe o que quer, contudo, sabe muito bem o que não quer. É, portanto, dever do gerente do projeto perceber o que o cliente realmente deseja;

4 – “Eu sei que não combinamos isso, mas será que...” comumente podemos encontrar solicitações de mudanças no escopo, que também devem ser registradas e avaliadas em termos de impacto no cronograma e custo do projeto.  Mudanças sem o devido registro e suas respectivas aprovações também representarão problemas de comunicação.

Alguns conselhos são importantes para a mudança quanto à falta de registro das informações. Sugerimos a formação de pequenos hábitos iniciais para que o registro das informações comece a acontecer. Neste caso, não estamos nos referindo ao formalismo exigido no gerenciamento de projeto, senão vejamos:

1.   Crie o bom costume de anotar tudo o que for possível em um projeto. Lembre-se que o membro do projeto que registra anotações ainda que poucas sejam é o que preserva a memória do projeto;

2.   Tenha sempre um caderno de anotações para o registro nas reuniões. Não vá para as reuniões sem ele e anote tudo;

3.   Faça sempre uma pequena ata sobre as anotações, colocando a data, horário, local e participantes. Crie o hábito de colocar pelo menos a data!

4.   Não despreze os rastunhos e folhas soltas. Podem conter informações importantes para lembrar algo que foi esquecido;

5.   Quando alguém pedir para anotar o telefone, não deixe para depois e faça na hora – você vai sempre esquecer e quando precisar não terá o telefone quando precisar;

6.   Crie o hábito de fazer o backup de sua máquina para não perder arquivos importantes. Para os que registram, o histórico contido na máquina é sempre mais importante que a própria máquina;

7.   Defina um membro da equipe responsável pelas anotações e registros técnicos. Nem sempre o próprio gerente do projeto terá tempo de cuidar desses detalhes;

Portanto, o ato de Registrar, armazenar e recuperar informações não é parte da nossa cultura e estamos muito longe dessa mudança. Ainda haveremos de passar por muitos problemas de comunicação e a mensagem não é pessimista e sim realista, uma vez que basta o leitor assumir uma postura muito criteriosa e disciplinada no registro das informações que imediatamente é percebido como alguém que atrapalha a velocidade com que os projetos acontecem.

Fernando Moreira, Engenheiro Agrônomo, MSC. Ciência de Alimentos, Esp. Engenharia de Produção, Inteligência Competitiva e aluno MBA em Gestão de projetos.

O tripé da organização do futuro: O planejamento estratégico, inteligência competitiva e o gerenciamento de projetos

O termo Planejamento Estratégico parece ser um assunto desgastado em algumas organizações pelo fato do mesmo representar, em algumas situações, um documento que deve apenas servir de apresentação aos nossos clientes e aos entes de fiscalização, auditoria ou credenciamento. Isso é explicado pela falta de alinhamento nos objetivos da organização e a real situação da empresa frente aos concorrentes, resultando na baixa eficiência nos resultados. Estas organizações acabam se perdendo em meio a dinâmica do ambiente globalizado, cuja principal característica é a velocidade de mudanças nas mais diversas áreas do campo do conhecimento, onde a obsolescência é a única palavra de ordem.

Esse descompasso entre a cultura de um planejamento estático e o ambiente altamente dinâmico no mundo global significa lentidão no processo decisório estratégico e baixo ambiente inovativo, tendo como conseqüência a perda da capacidade competitiva da organização. A resposta a esse processo dinâmico do ambiente global é a implantação da cultura de inteligência competitiva. Ela seria uma espécie de irmã do planejamento estratégico, conferindo a dinâmica necessária para o plano não ficar estático e engavetado.

“A Inteligência Competitiva é um programa sistemático de coleta e análise da informação sobre atividades dos concorrentes e tendências gerais dos negócios, visando atingir as metas da empresa”, conforme definição de Larry Kahaner, membro da SCIP (Society of Competitive Intelligence Professionals). Uma forma mais simples de explicar a Inteligência Competitiva é vê-la com a ferramenta de gestão de apoio ao processo decisório organizacional, visando a manutenção do estado competitivo da organização. Essa já é uma forte tendência em grandes organizações que conseguiram associar a ferramenta de Inteligência Competitiva ao Planejamento Estratégico, fazendo com que este se torne dinâmico e adaptável a um ambiente onde a única palavra de ordem é: mudança.

Quando é possível criar uma cultura de relacionamento entre o Planejamento Estratégico de uma organização e a Inteligência Competitiva, temos então um plano que se adapta e é mutável nas diversas fotografias que tiramos a cada cenário interno e externo da organização, ou seja, concorrentes, economia, política, social, cultura, fiscal e por aí vai.

Neste ponto, encontramos outra grande ferramenta para a gestão integral da empresa que é a adoção de uma metodologia de gestão para gerenciar seus programas e projetos, Isto é, todo planejamento estratégico é composto de missão, visão, valores/ princípios organizacionais, programas, objetivos, metas e por fim projetos. A final de contas, todo planejamento redunda na implantação de projetos em uma organização em diversas áreas. Projetos de inovação, ampliação da fábrica, novas aquisições, novas parcerias, capacitações internas, novos mercados, novos segmentos, podendo chegar a projetos mais simples, como os de melhorias internas, tais como, instalação de novas linhas de produção, melhorias no fluxo de produção, otimização de espaços e processos produtivos. Tudo é projeto!

Precisamos então de uma metodologia de gerenciamento de tais projetos, que permita o alinhamento como o planejamento estratégico (e dinâmico) da empresa, que já tem a irmã inteligência competitiva, aos projetos desenvolvidos pela organização. Tal metodologia deve prever uma cultura de gestão de projetos na busca de resultados eficazes, uma vez que tudo resulta em eficiência e eficácia e o conseqüente resultado financeiro. A maior entidade internacional que dissemina a cultura de gerenciamento de projetos e certifica profissionais na área é o PMI (Project Management Institute).

O tripé da organização do futuro prevê a presença de um planejamento estratégico dinâmico, fomentado e protegido por sua irmã, a inteligência competitiva, que é capaz de monitorar o ambiente interno e externo, fazendo os ajustes necessários ao planejamento. Como todo planejamento acaba em projetos, tal organização deverá adotar uma metodologia de gerenciamento de projetos que seja capaz de buscar o alinhamento dos mesmos ao planejamento estratégico da organização, com o objetivo final do uso inteligente de todos os recursos e seu conseqüente resultado competitivo.

Fernando dos Santos Moreira Júnior

Esp. Inteligência Competitiva