O QUE É UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS?

Segundo o Guia PMBOK, terceira edição, da Norma Nacional Americana ANSI/PMI 99-001-2004 para gestão de projetos, um escritório de projetos (PMO) é uma unidade da organização que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio. Ele pode ainda receber o nome de “escritório de gerenciamento de programas”, “escritório de gerenciamento de projetos” ou “escritório de programas”.
O Escritório de Projetos é o responsável por supervisionar o gerenciamento de projetos, programas ou uma combinação de ambos. Os projetos apoiados ou administrados pelo PMO devem possuir objetivos que estejam alinhados com as estratégias da organização. Em muitas organizações, esses projetos são de fato agrupados ou estão relacionados de modo a contribuir no planejamento, na priorização e na execução coordenados de projetos e subprojetos vinculados aos objetivos gerais da organização.
Uma grande organização que possua inúmeros projetos poderá enfrentar diversos problemas pela ausência de um escritório de projetos. Problemas tais como: (a) ausência de uma linguagem padrão para uniformizar processos e formas de comunicação dentro da organização na gestão de seus projetos; (b) falta de controle mais acurado sobre a gestão de projetos; (c) inúmeros problemas de comunicação e o conseqüente desgaste das relações internas; (d) possibilidade de projetos não compatíveis com os objetivos organizacionais; (e) baixa eficiência e eficácia no uso de recursos diversos da organização; (f) ausência do registro da historicidade (lições aprendidas) dos projetos desenvolvidos de forma a auxiliar os novos projetos e (g) ausência de eventos e treinamentos que promovam a formação de uma cultura voltada para o gerenciamento de projetos.
O Escritório de Projetos compreende a hierarquia natural do processo decisório do gerenciamento de projetos que começa com o planejamento estratégico que dará origem ao portifólio de projetos, que por sua vez é formado pelo conjunto de programas. Os programas são detalhados por meio de objetivos contendo prazos e produtos. Tais objetivos formarão o conjunto de projetos e subprojetos da organização. As organizações devem gerenciar seus portfólios com base em metas específicas definidas no planejamento estratégico.
Segundo o PMBOK são características básicas de um escritório de projetos: (a) Identificação e desenvolvimento de metodologia, melhores práticas e normas de gerenciamento de projetos; (b) Centralização e gerenciamento das informações para políticas, procedimentos, modelos e outras documentações compartilhadas do projeto; (c) Gerenciamento de configuração centralizado em todos os projetos administrados pelo PMO; (d) Repositório e gerenciamento centralizados para riscos compartilhados e exclusivos para todos os projetos; (e) Escritório central para operação e gerenciamento de ferramentas do projeto, como software de gerenciamento de projetos para toda a empresa e (f) Coordenação central de gerenciamento das comunicações entre projetos.
Além de tudo, o processo de maturação e aprendizado sobre a questão poderá representar para uma organização: (a) a plataforma de aconselhamento para gerentes de projetos e todo o tipo de assessoria correlata; (b) monitoramento central de todos os prazos e orçamentos do projeto do PMO e (c) coordenação dos padrões de qualidade globais do projeto entre o gerente de projetos e qualquer pessoal interno ou externo de qualidade ou organização de normalização.
E imprescindível para toda organização que trabalha com projetos a criação de um setor com esse perfil de atuação. Focado para atender os objetivos do Planejamento Estratégico, o escritório de projeto poderá ser considerado como o fiel depositário do Portifólio de Projetos que, por sua vez, representa os interesses estratégicos da organização.
Prof. Fernando dos Santos Moreira Júnior